Politique de confidentialité de la Table régionale des organismes communautaires de Chaudière-Appalaches

Adoptée le : 19 septembre 2024 (version du 11 septembre 2024)

La Table régionale des organismes communautaires de Chaudière-Appalaches (Trocca) respecte le droit à la vie privée de chaque individu et s’engage à protéger la confidentialité des renseignements confidentiels recueillis auprès de tous participant·e, membre et employé·e. En règle générale, les renseignements confidentiels sont disponibles seulement aux personnes qui doivent y avoir accès dans l’exercice de leurs fonctions au sein de la Trocca.

Renseignements personnels collectés

Nous ne recueillons que les renseignements personnels que vous avez consenti à nous fournir. Nous limitons la collecte de vos renseignements personnels à ce qui est nécessaire aux fins de l’établissement, de la gestion et du maintien de notre relation avec vous.

Par exemple, des renseignements personnels pourraient être recueillis au moment :

de votre embauche à titre d’employé·e de la TROCCA ;
de votre inscription à notre infolettre ;
de votre inscription à nos activités ;
de votre paiement à une activité ;
de votre enregistrement au Registraire des Entreprises du Québec en tant que membre de notre conseil d’administration ;
de votre inscription pour devenir membre de la TROC ;
de votre adhésion à l’assurance collective portée par la TROC ;
ou pour répondre à vos questions ou vos commentaires.

Ces renseignements personnels pourraient inclure, sans s'y limiter :

des renseignements d’identification comme votre prénom et nom de famille, votre adresse postale, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, votre date de naissance, une pièce d’identité, une signature électronique, etc.
des renseignements médicaux comme vos allergies et intolérances alimentaires, etc.
des renseignements financiers comme vos informations ayant permis le paiement ou le remboursement d’une activité et votre cotisation annuelle, etc.
tout autre renseignement que vous choisissez de nous transmettre volontairement.
ou toute autre information utile pour répondre à vos demandes d’accompagnement ou d’informations nous permettant d’adapter au mieux nos interventions.

Utilisation prévue de ces renseignements personnels

Nous pourrions utiliser vos renseignements personnels aux fins suivantes :

ouvrir le dossier au service paie et au régime de retraite lors de votre embauche en tant qu’employé·e à la TROCCA ;
vous identifier comme membre et participant aux services de la TROC ;
établir et maintenir une relation avec vous ;
vous fournir des services et de l’information de façon continue ;
Effectuer un suivi à la suite d’une demande ou partager les informations nécessaires à la participation à une activité ;
améliorer notre offre de services et d’accompagnements ;
communiquer avec vous dans le cas de questions ou de commentaires ;
vous fournir de l’information sur les enjeux des organismes communautaires autonomes en santé et services sociaux (OCASSS) et différents services susceptibles de vous intéresser ;
vous enregistrer au Registraire des entreprises en tant que membre du conseil d'administration;
planifier l’offre alimentaire lors d’une activité ;
prévenir les erreurs et la fraude ;
et nous conformer à nos obligations légales.

Renseignements transmis par courriel ou par formulaire

La TROCCA s’engage à assurer la protection des renseignements confidentiels que vous lui confiez. Si vous communiquez volontairement des renseignements personnels ou autrement confidentiels, par courriel ou par formulaire, nous n’utilisons que l’information requise pour permettre au personnel de la TROCCA de répondre à votre message ou de donner suite à votre demande. La correspondance électronique est traitée avec les mêmes mesures de confidentialité que les autres documents écrits.

Partage de vos renseignements personnels

Dans le but de vous fournir les services que vous nous avez demandés, nous pouvons être amenés à transmettre vos informations personnelles à des tiers de confiance, notamment à :

nos fournisseurs dont les services ont été retenus afin de s’acquitter de certaines fonctions pour notre compte (p. ex. traitement de données, entretien informatique, site web, etc.).

Nous prenons les mesures nécessaires pour s’assurer que ces fournisseurs et partenaires traitent vos renseignements aux seules fins déterminées.

Utilisation de fichiers témoins (« cookies »)

Nous utilisons des cookies pour améliorer votre expérience de navigation et pour mieux comprendre comment vous utilisez notre site Web. Les cookies sont de petits fichiers qui sont stockés sur votre ordinateur lorsque vous visitez notre site Web. Ils contiennent des informations telles que la langue d'affichage et certaines habitudes de navigation. Ces données sont utilisées à des fins statistiques, ainsi que pour activer certaines fonctionnalités et faciliter votre navigation. Les informations recueillies par les cookies sont confidentielles en tout temps. Vous pouvez désactiver ou bloquer les cookies en configurant les paramètres de votre navigateur. Cependant, si vous n’acceptez pas les témoins, vous ne pourrez peut-être pas utiliser certaines parties de notre site.

Liens vers d’autres sites web

Notre site web pourra proposer de temps à autre des hyperliens vers d’autres sites. Les renseignements échangés sur ces sites ne sont pas assujettis à la présente Politique de confidentialité, mais à celles des sites externes concernés, s’il en existe. Le cas échéant, nous vous invitons à les consulter avant de communiquer vos renseignements personnels.

Délais de conservation

Vos informations personnelles sont conservées uniquement pour le temps correspondant aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, et ce, à moins qu’une durée de conservation plus longue ne soit exigée ou autorisée par la loi.

Conditions d’accès, de rectification et de retrait

Vous pouvez demander de consulter les renseignements personnels que nous possédons à votre sujet, selon ce que la loi autorise ou exige. Dans certains cas, une demande écrite peut être nécessaire.

S’il y a des modifications à apporter à vos renseignements personnels, il est préférable de communiquer avec nous rapidement, par courriel ou par téléphone, afin de maintenir à jour votre dossier et nos bases de données.

Coordonnées du Responsable de la Protection des Renseignements Personnels

Pour toute question au sujet du traitement ou de la mise à jour de vos renseignements personnels ou pour nous faire part de toute préoccupation à cet égard, veuillez communiquer avec nous par le biais de l’adresse courriel suivante : [email protected] ou par téléphone au +1-418-833-5334 poste 1

Le ou la responsable de la protection des renseignements personnels prendra contact avec vous dans les trente (30) jours suivant la réception de votre question.

Mise à jour de la politique ci-dessus

Nous pouvons modifier le contenu de la présente Politique de confidentialité à tout moment. Nous vous invitons donc à la consulter de manière régulière afin de demeurer informé de la manière dont nous traitons les renseignements personnels.